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¿Qué hacer si el Coronavirus aparece en medio del proceso de transformación de una Startup?

7 mayo, 2020

No voy a escribir “Partida y Regreso” o “El Señor de los anillos” pero esta historia requiere ponerla en contexto, aunque seré muy conciso, no como en los episodios I a III de Star Wars.

Por el titulo pensareis que este es otro post “vacío” lleno de eufemismos y “fórmulas mágicas”, basadas en consejos banales o copiados de algún manual o presentación, pero no es asi… porque soy yo quien lo escribe y por qué esta historia va de aprovechar una crisis y convertirla en una oportunidad, y lo voy a detallar paso a paso, desde el comienzo, para contextualizar y que no sea solo una “batallita” más en mis 23 años de carrera profesional, si no que ayude a quien lo lea.

Esta historia empieza en Octubre de 2019, donde un manager de Biocryptology, al que conocí dando una conferencia (le toco después de que yo dejase KO a todo el mundo, pobre Raúl Legaz) me llama para evaluar el acercarme y hablar con todo el management team sobre el rumbo de la compañía. Hoy todos sus nombres son parte de mi vida, entonces solo eran un montón de “caras nuevas” en una reunión conmigo, solo contra el peligro, no sé si esperaban ver como “mágicamente” mejoraba la situación comercial de la compañía, que no lograba penetrar en el mercado adecuadamente. Pero el manager que me contrató lo tenía claro, quería que me hiciera cargo del área de Marketing y, aprovechando mi experiencia en otras áreas aportara ideas y valor añadido…Raúl, acertaste en ese “valor añadido” más que en la parte de marketing, que Corti cada día me da más lecciones.

De eso hace ya unos meses, y lejos de contaros todo el proceso, os resumiré lo más relevante.

Durante los últimos 2 años, los managers de la compañía habían tratado una Startup de tecnología, con el potencial de cambiarlo todo, de tal manera que mucha gente lo asociaba a una herramienta de pago por el foco en dicha área y un marketing aplicado usando técnicas de Inbound para B2C en lugar de centrarse en la parte de SaaS B2B.

Y habían usado las técnicas tradicionales de multinacional tecnológica; ferias con Stand enormes, reuniones internacionales, video de Antonio Banderas, forecast imposibles de cumplir, etc.

*Fuente de la noticia y el video DECIDEO

Asi que les propuse algo diferente, contratar un Interim Manager para realizar un nuevo enfoque alineado de comercial y marketing, usar OKR en lugar de complejos escenarios de multinacional y, sobre todo, hacer un desarrollo basado en “Test & Learn” según indica Lean Startup. Os podéis imaginar que las “palabrejas” las incluyo ahora, ya habían caído en las manos de algún “gurusete” antes y venían escarmentados, así que fije mi contrato en 3 meses y con medición de resultados.

En cuanto la propuesta de valor fue validada por el mercado, todo el enorme trabajo comercial previo afloro a un ritmo que no podíamos prever (45 días después teníamos 72 clientes en el pipeline), tomamos la decisión de “parar” la actividad comercial proactiva, solo atenderíamos a quienes nos llegaran referidos o mediante Linkedin y la web (hoy ya son más de 100 clientes en el pipeline y subiendo cada día).

El siguiente paso fue afrontar una decisión muy difícil, debíamos hacer un Business Operative Plan de Startup de tecnología, todos juntos, que nos permitieses focalizar como compañía y generar una estrategia sostenible.

Lo hicimos en 3 días de trabajo conjunto, usando Desgin Thinking con la pared llena de boards y tarjetas modificando la metodología Kanban a un escenario más operativo y colaborativo.

Juntos contra el coronavirus Business Plan

Uno de los primeros puntos fue alinear el desarrollo de producto a la estrategia de la compañía usando como base el Roadmap de producto, creado con metodología Agile y desarrollado con Scrum…pero que, hasta ese momento, no se gestionaba de una manera conjunta ni con una metodología Lean, que era la adecuada, por un lack de conocimientos en el área.

El resultado, pasamos a un modelo basado en Product Management y, por tanto, nuestro CTO asumió el rol de Product Manager (con el consiguiente aprendizaje y periodo de transición) y nuestro responsable técnico ha tomado el rol de Product Owner. De este modo, gracias a que tenemos un Scrum Master inhouse, la figura del CTO se decidió tratarla con otro Interim Manager como Technical Manager trabajando “codo con codo” con el Product Manager, con una diferencia, en lugar de contratar un perfil se ha contratado a una empresa (Product Hackers) para que, aparte de contar con el “grandísimo” Jose Carlos Cortizo, pudiéramos contar con varios miembros del equipazo de Product Hackers en momentos de necesidad de conocimiento que no existe en la compañía.

De aquí surge una nueva estructura organizativa, más ágil y gestionando la compañía como si fuera un proyecto bajo metodología de Gestión de Proyectos solapado con Lean Startup en la parte de desarrollo de producto…Y funciona.

Decidimos rediseñar el producto, su UX y alguna de las funcionalidades principales, ahora que teníamos un foco claro de negocio y, posteriormente, según el aprendizaje de los “early adopters” modificar el roadmap para evolucionar el producto e incluir las funcionalidades no abordadas en este primer milestone (sé que esperabais la palabra Sprint o similar, pero yo soy el de Gestión de Proyectos).

Lo siguiente fue comunicarlo al equipo técnico y personal administrativo, ya que solo sus responsables estuvieron involucrados en la creación del plan, tras hacerlo al Business Owner.

Y hemos estado preparando el plan operativo , la comercialización y el desarrollo de producto, con los cambios que conlleva en Customer Success, soporte, etc. Desde entonces….

¡AQUÍ APARECE EL COVID Y COMIENZA LO QUE QUEREIS LEER!

 

Y de pronto, confinamiento, sin reuniones comerciales ni expectativas de que nuestro Roadmap valga para algo tras el coronavirus. Tengo que admitir, que sabiendo lo que venía, tomamos las decisiones relevantes antes del estado de alerta, enviando a la gente a casa lo primero.

Así que, tras enviar a la gente a casa nuestra prioridad era evaluar el cómo gestionar esta situación para reconducirla a un punto de éxito y no a un problema sin solución a medio plazo, ya que estábamos en proceso de cambio y, además, pendientes de una capitalización de 7 dígitos.

La primera decisión importante fue, como era de esperar, escoger los perfiles para liderar esta situación, y por experiencia en situaciones críticas y en manejo de equipos remotos, se dividieron las responsabilidades entre los dos Interim Managers, estableciendo un plan de proyecto con compartimentación de tareas, roles e información para asegurar el foco de los managers en las tareas en una situación tan complicada, con niños en casa y confinados, eso no es trabajo remoto.

Evidentemente hemos tenido que lidiar con los problemas que eso conlleva, no es un lecho de rosas, pero la madurez del equipo y el compromiso de todos tiene mucho peso en superarlos.

Una vez se estableció el sistema de reporting y las responsabilidades, que es un proyecto y, por tanto, no existe una cadena de mando si no un Sponsor que lidia con las situaciones difíciles a petición de cualquier manager (o del management team) si fuera necesario.

La pregunta del millón ¿Cómo organizamos el trabajo?

Aquí hay dos vertientes, el equipo técnico, compuesto por 23 personas, ya tenía una política de trabajo remoto, por tanto lo que se ha hecho es aumentar la comunicación, compartimentada, con los responsables y abrir dos canales con el Technical Manager (Corti) y el Product Manager varias veces a la semana, para no caer en el exceso de video conferencias, usando Slack y Jira para el trabajo más técnico y Microsoft Teams para el trabajo colaborativo.

Además, todos los empleados tienen siempre a su disposición a la Office Manager y nuestra administrativa, que somos una Startup de 30 personas y no una multinacional, aunque dos miembros importantes estén en UK y Malta, lo cual ahora es “irrelevante” tras el coronavirus.

Por tanto, quedaba organizar la parte de negocio, aplicamos el “sentido común” y unas reglas básicas, que son las siguientes: (Normas de teletrabajo)

  • Compartimentaremos el trabajo para ser operativos
  • Nos conectaremos a Slack al menos 4 veces al día, separadas en el tiempo.
  • Todas nuestras tareas, propias y asignadas, se introducirán en Trello.
  • No usaremos el email a menos que incluyamos a alguien que no esté en Slack, siempre previo consenso.
  • El WhatsApp y el teléfono existen para los «one on one», no convirtamos Slack en un grupo de WhatsApp.
  • Si hace falta un meeting (Skype/Teams) con agenda previa y resumen posterior, subido a la documentación en una carpeta de reuniones, no hagamos subcarpetas si no es necesario. Reuniones cortas y operativas.
  • Debemos poner plazos a nuestro trabajo, si es conjunto dividirlo en subtareas en Trello y poner al entregable la fecha de fiscalización.
  • Toda la documentación generada se subirá al Sharepoint de Biocryptology, los que no tengamos acceso lo delegaremos en una persona como tarea.
  • Fares actuara como PM en Trello para todas las áreas excepto Producto, que será Corti
  • Programaremos reuniones cortas de Skype/Teams cada semana, más el management meeting del lunes, para ser personas y no solo trabajadores.
  • Enviaremos nuestras normas de teletrabajo, y el informe semanal, a nuestro Sponsor.
  • Nuestro Business Owner solo estará en los paneles de Management & Investment, donde usaremos Inglés como idioma.
  • En el panel Varios podemos compartir información para formarnos y/o apoyarnos, esto va para largo.
  • Cualquier sugerencia es bienvenida, no lo convirtamos en algo personal.

Juntos contra el coronavirus

Lo siguiente, una vez organizamos el trabajo, ha sido estudiar el mercado, nuestro producto y las oportunidades abiertas…y modificar de pleno nuestro plan operativo, forecast, presupuesto, etc.

Por tanto, hemos aplicado 3 cambios base:

Nuestro Producto

Hasta ahora, había una serie de sectores en los que el entorno VUCA estaba más presente, sin embargo, tras la llegada del COVID-19, este entorno afecta a todo el tejido empresarial y a todo tipo de sectores, me gusta llamarlo VUCA+C (Volatility, Uncertatinty, Complexity, Ambiguity + COVID)

juntos contra el coronavirus

Hemos descubierto que, en un mundo que tiende a “contactless, touchless y cashless” la única manera de hacer este proceso sencillo, como ya sabíamos y fue uno de los 5 keys de WEF (Davos 2020 – Documento de Passwordless Authentication), era la identificación como medio de unión de los sistemas y los procesos que componen la estructura de una empresa, convirtiéndonos en una solución clave para el COVID-19 y el entorno que vendrá hasta 2022, cuando la vacuna haya sido desplegada, y para el mundo post coronavirus, si cambias las costumbres se suelen arraigar y , sin dudas, habrá más pandemias.

Así que hemos desarrollado un protocolo en 3 fases para la desescalada que NO REQUIERE CAMBIOS EN LOS SISTEMAS Y SE IMPLEMENTA RAPIDAMENTE, podéis preguntarnos.

El primer paso es, básicamente, la implementación de Biocryptology y un protocolo simple de Omnicanalidad con nuestra solución, similar al detallado en este vídeo.

Los siguientes pasos se desarrollan en el marco de la aplicación junco.app , un proyecto que tiene como objetivo dotar a las empresas de herramientas para la gestión de los espacios de convivencia.

Juntos contra el coronavirus 

Nuestro Enfoque Comercial

Evidentemente, si cambian las necesidades cambia la estrategia comercial y de marketing, asi que hemos reconstruido el formato de Pricing, el forecast y el alcance/momento temporal de las diferentes líneas de negocio que tenemos basándonos en objetivos y resultados en plazos cortos u OKR (Objectives and Key Results) y usaremos ”test & learn”  y técnicas de Growth (Growth Business y Growth Hacking) basando nuestro enfoque en la metodología Predictable Revenue que se basa en la especialización y crear una automatización del proceso de ventas, acompañado por el equipo de Customer success y los comerciales, integrándolo en la parte de soporte y atención al cliente con el equipo tecnico y de producto, para lo cual usamos Zendesk y Hubspot.

Captaremos clientes mediante técnicas y herramientas de Growth en social selling y, en breve, activaremos Whatsapp Business y Tidio en nuestra web, cuando abramos la actividad comercial activa, integrándolos en el proceso comercial y de soporte.

Para los usuarios finales, cuando entremos en dinámica B2C, haremos algo parecido a lo que nuestro amigo Pavel Mazuelas nos contaba en su Guía para atraer usuarios a tu App y mucho performance ads, Growth Tactics y establecer promociones conjuntas con las marcas que usen Biocryptology, veréis algunas este mayo y junio de gente muy relevante en el Ecommerce a nivel nacional.

Y, evidentemente, ampliando el ámbito y diversificando el riesgo mediante una estrategia de Resellers, Integrators y Evangelist definida. Aparte de abrir el los “early adopters” no solo clientes referentes del panorama empresarial español, sino también un par de clientes internacionales para testear nuestra solución y procesos de soporte y atención al cliente en español e inglés.

Juntos contra el coronavirus

Nuestra Compañía

He decidido dejarlo para el final por que, sin duda es lo más relevante, y en comunicación siempre entendemos que el “principio” y el “final” de la historia es lo que se recuerda con más viveza.

No hay nada más importante que las personas, asi que hemos decidido mantener el teletrabajo permanentemente, es lo que tiene estar adaptados a los procesos digitales y, por descontado, tener las personas y el equipo adecuados en el management team, nosotros tenemos un equipazo…y os lo digo siendo Interim Manager (o sea, externo).

No quiero contarlo, mejor os adjunto el email envido por nuestra Office manager ayer a todos los trabajadores, que es la razón de escribir este post hoy.

Buenos días, teniendo en cuenta las nuevas circunstancias que están afectando y modificando nuestra forma de vivir, con el objetivo de haceros parte de las soluciones que tomemos, queremos comunicaros lo siguiente.

El equipo de gestión de Biocryptology ha decidido adoptar una política basada en el 100% del trabajo en remoto.

Independientemente de cuándo nos permitan salir del confinamiento y nos permitan legalmente incorporarnos físicamente a nuestros puestos de trabajo, el trabajo en remoto será siempre la prioridad, por lo que vamos a preparar un modelo de trabajo remoto completo.

Para nosotros lo más importante es nuestro equipo y su salud (así como la de sus familiares y allegados) y, teniendo en cuenta que no habrá una situación cercana al 0% riesgo de contagio hasta, al menos, 2022 (una vez aparezca la vacuna y se inmunice a la población de lo que no hay previsión hasta el segundo semestre de 2021), queremos asegurarnos de que ninguno de nuestros empleados se persona en la oficina por obligación.

Tenemos en cuenta también que, en varios meses, no habrá un estudio real del virus y tratamientos efectivos en fase previa, por tanto reacondicionaremos las oficinas para que, aquellos empleados que no puedan/quieran trabajar en su domicilio o necesiten acudir a la oficina, tengan un entorno adecuado y con las medidas adecuadas para su protección personal y distancia adecuada.

Disponemos tanto de las herramientas necesarias así como de los recursos/protocolos necesarios para conseguir que el trabajo se desarrolle de manera satisfactoria, tal y como ha sido desde que comenzó esta situación hasta el momento actual, y si no tenemos alguno necesario, no dudaremos en prepararnos para implementarlo.

Procederemos, asimismo, a la mejora de procesos de tal forma que nuestro trabajo se desarrolle exactamente de la misma manera, o incluso mejor, que cuando se realiza físicamente desde el centro de trabajo.

Queremos aprovechar para transmitiros lo orgullosos que estamos, como equipo y como compañía, de vuestra actitud y compromiso con la empresa durante este tiempo para desarrollar la nueva versión de la aplicación, preparar el entorno comercial y de gestión necesario para que nuestro proyecto sea un éxito.

Os ruego que, aquellos de vosotros que tengáis cualquier input, sugerencia o necesite mayor información, se ponga en contacto con su responsable. Por favor, entended también que, en el caso de que necesitéis más información, debéis darnos un tiempo para empezar a planificar y gestionar dicho cambio.

Un saludo y, como dicen nuestros compañeros de UK, Keep Safe 😷

¡NO HEMOS TERMINADO AUN!

Hay dos dudas que os “corroen” ahora mismo… Si, hemos conseguido la capitalización gracias a no tener una desviación significativa en los tiempos, debido a nuestra rápida reacción.

Aquí os dejo, en primicia, el nuevo diseño de la aplicación, que veréis este mes de mayo en Biocryptology.

Juntos contra el coronavirus

Y, como no puede ser de otra manera, si queréis saber el HACK que he hecho en este post, os tocara preguntarlo en mi Linkedin

Keep Safe 🖖🏻 Live long and prosper 😷

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